'Bütçe' uygulamaları şirketlerin en çok zorlandıkları konulardan biri. Gördüğüm kararıyla, zorluk yaşanmasına sebep olan durum, 'bütçe' konusundaki kapsamı yeterince görememek. Bütçe; 'Bir kuruluşun, belirli süre boyunca ne kadar para kazanacağı ve ne kadarını harcanacağını gösteren bir denge planıdır. Plan yapılırken finansal hedefler göz önünde bulundurur.'

Mevcut durum şu şekilde; bağımsız şekilde var olan stratejiler, iş programları, bütçe, satın alma, muhasebe, finans; aralarda uçuşan 'özel harcama' kalemleri.

Bolluk döneminde, bu yöntem sorun çıkarmamış olabilir. Ancak, içinden geçmeye hazırlandığımız dönemde bu yöntemle devam edilmesi imkansız. Çünkü, en iyi ihtimalle, fırtına dindiğinde kendinizi bulduğunuz liman, hedeflediğiniz limana benzemiyor olacak ve sizin hedeflediğiniz limanda yerini alanlar, 'Operasyonel, finansal, yasal ve stratejik' risklerini iyi yönetebilenler olacak. Bu, tesadüfen gelişen bir sonuç olmayacak. Çünkü, riski yönetebilmenin çoğu şansla değil, sistem ile ilgilidir.

- Stratejik hedeflerinizi belirleyin (Min 3-Max 5 yıl) - Finansal kaynak ihtiyacınızı ve bu ihtiyacı nasıl karşılayacağınızı planlayın.

- Stratejik hedefleriniz için yıllık iş programları hazırlayın. Bütçe taleplerini iş programlarıyla ilişkilendirin. Stratejiler ile ilişkilendirilemeyen bütçe taleplerini ayrıca iş programına dahil edin. Departmanlar özelinde bütçe tanımlayın.

- İş programında yer alan işler için performans göstergeleri tanımlayın. Performans göstergeleri ile bütçe gerçekleşmelerini birlikte izleyin.

- Bütçe kodlarınızı mümkün olduğunca detaylı şekilde tanımlayın. Muhasebe ve bütçe kodlarınızın tutarlı olmasını sağlayın.

- İş programındaki işleri ve bu işler kapsamında talep edilen bütçeyi, bütçe kodları bazında planlayın.

- Satın alma süreçlerinizi, bütçe ile entegre edin. Satın alma kararı verilirken, bütçe kontrolü sağlayın.

- Satın alma süreçlerinizi, iş programı ile entegre edin. İş programı dışındaki satın almalar için onay süreçleri tanımlayın.

- Bütçenizi gelir ve gider tahminlerini içerecek şekilde hazırlayın, gider ve gelir gerçekleşmelerini birlikte takip edin.

- Nakit akışı planınızı bütçe tahmin ve gerçekleşmeleri ile entegre hale getirin.

- Finans ve bütçe arasında güçlü bağlantılar kurun. Bu işleri birbirinden bağımsız yönetmeyin.

- Bütçe gerçekleşmelerini aylık olarak izleyin.

- Bütçe revizyonlarını iş programları ile ilişkilendirin.

- Yatırım bütçesini, stratejik hedefler ve iş programlarına bağlı olarak ayrıca hazırlayın ve izleyin.

- Organizasyon yapınızı, bu entegrasyonları sağlayacak şekilde gözden geçirin, gerekiyorsa yeniden yapılandırın.

- Prosedürlerinizi, spesifik ve genel yetki limitlerinizi gözden geçirin, revize edin, varsa eksikleri tamamlayın.

İyi yöneticiler ve/veya danışmanlar ile çalışın. Bu sistemleri kurabilecek ve yönetebilecek yöneticileri tercih edin.