Hepimizin kafasını karıştıran, daha önce şahit olmadığımız bir dönemin içinden geçiyoruz ve bu geçişin ne kadar süreceğine dair fikrimiz yok. Bir yandan aslında anladığımızı zannettiğimiz 50 yıllık yönetim kavramlarının sınavındayız.

Stratejik Yönetim, Süreç Yönetimi, Risk Yönetimi, Değişim Yönetimi, Performans Yönetimi, Organizasyon Yönetimi.. bunların başlıcaları. Alt dallarında onlarca yeni teori ve model de türedi zaman içinde. Ortaya çıkan katma değer üzerinden bakınca çok az kurum/şirket bu kavramları içsel şekilde anlayıp uygulayabildi.

Örneğin; Süreç Parçalanması yaşamadığınız bir Süreç Yönetimi Sistemine sahip misiniz?

Süreç bazlı yönetim, geleneksel iş bazlı yönetime alternatif olarak doğdu. İş bazlı yönetimde işler, onları yapabilecek nitelikte kişiler arasında paylaştırılır ve her kişinin işi tanımlanır. Başlıca sakıncası “süreç parçalanması”dır. İşler, kişiler arasında ancak parçalanarak paylaştırılabilir. İş parçalarını üstlenen kişiler arasında iletişim sorunları doğar. Her düzeydeki yöneticinin iş yükünün önemli bir bölümünü de bu iletişim sorunları, bunlardan doğan çatışmalar ve onların çözüm çabaları oluşturur.

Herkes işini tam yapsa “süreç parçalanması” yine de meydana gelir mi?

Evet gelir. “Süreç parçalanması”nın nedeni, kişilerin işlerini yapmamaları değil; Bir süreci oluşturan işler arasındaki gecikmeler, işlerin ayrım noktalarındaki sorunları ortadan kaldırabilecek geçiş protokollerinin eksikliğidir. Süreç bazlı yönetimde ise; İşler, onları yapacak kişiler arasında paylaştırılarak değil, bir bütün olarak bir «takım» tarafından yürütülür. Takım içinde yer alan kişilerin görevleri iş tanımları yoluyla tanımlanabildiği gibi, “süreç yönetimi protokolü” yapılarak da belirlenebilir.  Bu şekilde kişiler, “kendi işlerinin yanısıra sonuca da bakacaklardır. İş tanımlarına göre çalışmada, kişilerin yapacakları işler kendileri tarafından planlanır ve onların tercihlerine göre zamanlanıp, yine onların tercihlerince bir hızda yapılır. Takım durumundaysa, birlikte çalışma planlarını takımın kendisi yapacaktır.

Birkaç hafta önce, bir projede tam da bu konuda bir anlaşmazlık yaşadım. Kurum, 'süreç yönetiminin' varlığı konusunda o kadar iddialıydı ki güvenirliğini sorgulamıyordu bile. Süreç ekiplerini bir araya getirerek yaptığımız çalıştaylarda su yüzüne çıkan koordinasyon sorunları hala tam kabul aşamasına gelinmese de sorgulama sağladı. Sorgulamak, ilerlemenin başlangıcıdır :)

Süreç Yönetimi Dokümantasyon Değildir.

Süreç çalışmalarınızdan sağladığınız katma değeri lütfen değerlendirin. Bu değerlendirmeyi süreç takımları ile birlikte yapın. Mevcut süreç haritanız takımlara işaret etmiyorsa, bunu bir 'Alarm' olarak alın ve kabul edin. Eğer süreç bazlı bir yönetim modeli üzerinde hiç çalışmamışsanız -bu ihtimal %70-, derhal harekete geçin.

Değişim döneminde parçanmış süreçlerle yol alamazsınız.