İç Kontrol Sisteminden Dijital Dönüşüm Projelerinde Nasıl Yararlanılır?

Son dönemde kurumların dijital dönüşüm konusundaki hedeflerinin başında mevcut otomasyonların verimini artırmak yer alıyor. Ve tabi bu hedefin de başında ERP sorunlarını çözmek var. ERP dışı alanları otomasyon ile entegre etmek, dönüşümü RPA, IA gibi teknolojilerle daha ileri seviyeye taşımak gibi alt başlıkları da burada saymak mümkün.

Kesinlikle çok isabetli bir karar.

Otomasyonla yürütülen bir sürece hakim olabilmenin zorluğuna artık her çalışmamda şahit oluyorum. Süreci ve akışı bütün olarak anlatabilecek birini bulmak giderek zorlaşıyor. Bir iş akış diyagramı oluştururken, süreci otomasyon üzerinde örnek veri girişleri ile aşama aşama ilerleterek tanımak standart bir yöntem olmak üzere. Hal böyle olunca onlarca otomasyon uygulamasını da bizzat deneyimleme imkanı oluyor. Verimsizlikler, yanlış tasarımlar, kontrol zaafiyetleri, mantıksızlıklar... maalesef...

Diger taraftan bunun doğal bir süreç olduğunu da ifade etmek lazım. Dijital dönüşümün emekleme aşamasındaydık, yapa boza öğrendik. Ancak hala dizlerimizin üzerinde yürümeye devam edemeyiz. Kalkıp yürümemiz hatta koşmamız lazım.

Dijital Dönüşümde iç kontrol sisteminden nasıl faydalanabiliriz kaba taslak bir liste ile örneklerdirmeye çalışalım:

Örneğin satın alma sürecini otomasyon ile yürütmek istiyoruz diyelim:

????Süreci tanımlayın

????Sürecin amaçlarını ve kritik başarı faktörlerini tanımlayın

????Süreç sorumlularını tanımlayın

????Alt süreçleri tanımlayın ve alt süreçlere aynı tanımlamaları uygulayın

????Alt süreçlerin işlem adımlarını tanımlayın ve iş akış diyagramlarını oluşturun

????İşlem adımlarında sorumlulukları belirleyin

????Her süreç seviyesinde girdi ve çıktıları tanımlayın ve işlem adımlarıyla ilişkilendirin

????Her süreç seviyesinde ve işlem adımları seviyesinde riskleri tanımlayın, analiz edin, önceliklendirin

????Risklere ilişkin kontrol faaliyetlerini tanımlayın, işlem adımları ile ilişkilendirin

????Kontrol ve onay noktaları ile sorumluluklarını belirleyin

????Alt süreçler arasındaki bağlantı noktalarını tanımlayın, öncül ve ardıl süreçleri belirleyin

????Sürecin bağlı olduğu, veri ürettiği, veri aldığı otomasyonları tanımlayın, işlem adımlarıyla ilişkilendirin

????İş akış diyagramlarını ve risk analizlerini kullanarak iyileştirme gerekliliklerini analiz edin

????Şimdi karar verin: Neye ihtiyacınız var?

????Otomasyon hangi aşamalar için katma değer sağlayabilir?

????Hangi aşamalar otomasyon ile yürütülmeli?

????Otomasyon hangi özelliklere sahip olmalı?

????Otomasyon diğer hangi otomasyonlarla entegre olmalı?

????Manuel işlemlerle otomasyon işlemleri nasıl entegre olmalı?

????Sürecinizi yeniden modelleyin. Yeni modeli analiz edin: Neye ihtiyacınız var?

????Süreçte hangi kaynak ve yetenekler değişiyor/değişmeli?

????Eylem planınızı hazırlayın.

????Şimdi ister iç kaynakla ister dış kaynakla dijital dönüşebilirsiniz :)

Her şey tamamladığında prosedürlerinizi hazırlamayı/güncellemeyi unutmayın.